Número Único de Protocolo e Protocolo Integrado: metodologia de implantação baseada na experiência da Universidade Federal de Santa Maria

Abstract

No contexto do sistema de arquivos de uma organização, o protocolo é um serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Essas atividades visam aumentar a eficácia administrativa, facilitar a recuperação de documentos e o acesso às informações neles contidas, além de racionalizar sua guarda e conservação. No dia 31 de dezembro de 2014 foram publicadas no DOU a Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.321, que define os procedimentos relativos à utilização do NUP para os órgãos da APF e a Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.320, que institui o Sistema de Protocolo Integrado, com o intuito de integrar em uma única base de dados, consultas sobre documentos avulsos e processos em tramitação oriundos dos órgãos da APF. Nesse sentido os órgãos terão de se adaptar a essa nova realidade, em especial as IFES, uma vez que as informações que antes eram fornecidas apenas no âmbito da instituição serão disponibilizadas na Internet para o acesso de todos os cidadãos. O artigo apresenta uma metodologia para atender às portarias com base na experiência da UFSM, que integrou os esforços da equipe de TI com a equipe de arquivistas